איך להתמודד עם Whiteboard sessions בריאיונות עבודה

היי, איזה כיף להיות כאן! 🙂 

אני תמיר פומרנץ, Principle Designer בחברת Guesty ובכללי מסתובב כבר עשור בתעשיית העיצוב בארץ. לפני כשמונה חודשים הקמתי והתחלתי להנחות סשן שבועי שמאפשר למעצבים ומעצבות לתרגלWhiteboard Sessions (מטלות לוח). בכל אחד מהמפגשים שקיימנו התמקדנו בפתרון בעיה עיצובית מעולמות תוכנה שונים כמו דיווח, הרשאות, לוגים, ניווט, תשלומים ועוד - שסביר להניח שתפגשו במהלך מטלת לוח. השתמשנו גם במבחני בית אמיתיים של חברות גדולות בשוק כדי לתרגל ולשפר את המיומנות שלנו. הרעיון הוא שככל שנבצע יותר תרגילי אימפורביזציה כאלה, נרחיב את מאגר הפתרונות שלנו ונוכל לשלוף אותם במהירות וביעילות כשנזדקק לכך.

מה זו בעצם מטלת לוח?

מטלת לוח היא שלב בתהליך הקבלה לעבודה המדמה תהליך עבודה אמיתי: המראיין והמרואיין בוחרים סיטואציה או אתגר UXי ומנסים לחקור אותם יחד. בניגוד ל-Coding Challenge, שבו מנסים לראות אם המפתח יודע לפתור בעיה מסוימת, WS מתרכז בחקר משותף של מרחב הבעיה, באיך המועמד חושב ובדינמיקה שבין הצדדים. בנוסף, בצורה עקיפה, הוא בודק האם המועמד מתאים לצוות מבחינת התאמה אישית (DNA).

לאחרונה העליתי סרטון שמסכם תובנות שהתפתחו במהלך הסשנים, כולל טכניקות, פריימוורקים, רעיונות ועצות כלליות על איך לתפקד בראיון מלחיץ זה. כי בואו נודה בזה, זו סיטואציה מלחיצה. צריך להרגיש מאוד נוח כדי להציע פתרון עיצובי טוב וגם להיראות כמו מישהו שכיף לעבוד איתו.

מטלת לוח, אילוסטרציה. Arti Ficial

מה בודקים בראיונות כאלה?

בגדול, מטלות לוח נועדו לבחון לא רק את הכישורים הטכניים שלנו אלא גם את היכולת שלנו לעבוד בצוות ולהיות משתפים ותקשורתיים. מראיינים אותנו כדי לבדוק אם אנחנו אנשים טובים לעבודה בצוות, כלומר קולגיאליים, עצמאים, מתודיים ובעלי תקשורת בין אישית מוצלחת.

מה זה אומר בפועל?

• קולגיאליות: איך אני מתקשר עם המראיין והצוות? איך אני אגרום לקולגות שלי להראות טוב? איך אני נותן ומקבל ביקורת?

• עצמאות: חשיבה ביקורתית, לשאול שאלות טובות, להבין את הכיוונים הנכונים, לדעת מתי לשאול שאלות ומתי להסתדר לבד.

• מתודיות: מה תהליך העבודה שלי? מה השלב הבא? האם אני יכול ללמד את הצוות משהו חדש? איך אני חושב ועובד תחת לחץ?

• תקשורת: האם אני האדם שהצוות רוצה לעבוד איתו ביום-יום? האם אני יודע לבקש מה שאני צריך בצורה נעימה ומכבדת?

כלי עבודה

כדי לצלוח את המטלה, אני ממליץ להשתמש בארבעה כלים מטאפוריים: 

1/ מגהפון

זה כלי מאוד חזק שעוזר לי לוודא שהבנתי את המשימה בצורה נכונה. אני חוזר על ההגדרות שניתנו לי במילים שלי, כדי לוודא שהבנתי את כל חלקי הבעיה במדויק. זה גם מאפשר לי לשאול שאלות קריטיות ולהבין איך כל החלקים משתלבים יחד. למשל, אני יכול להגיד: "רק כדי לוודא שאני מבין נכון, יש לכם משתמשים כאלה, ואתם רוצים לבנות שירות שיאפשר להם כך וכך…".

2/ סימטריה

זה כלי שעוזר לי למצוא קצה חוט לפתרון ולוודא שהבנתי בדיוק מה רוצים ממני. זה מאפשר לי לזהות פטרנים שאני יכול לשחזר או לשפר. אני מחפש ממשקים דומים, שגם אני וגם המראיין מכירים, כדי להבין אם הם מתנהגים בצורה דומה למה שאני צריך לפתור. למשל, אם התרגיל כולל מערכת הרשאות, אני יכול לשאול אם זו מערכת שטוחה כמו פיגמה, שבה לכל משתמש יש תפקיד אחד (אדמין, עורך, צופה), או מערכת של קבוצות הרשאות כמו IAM, שבה משתמשים חברים בקבוצות וכל קבוצה מקבלת הרשאות, כאשר ההרשאה החזקה ביותר היא זו שנכנסת לתוקף.

3/ לפתור גרסה קטנה של הבעיה

תמיד כשאנחנו נתקלים בבעיה מרובת ממדים, ניתן לפשט אותה ולאפיין גרסה פשוטה או קטנה יותר שלה כדי ללמוד על הבעיה הגדולה. למשל, אם אנחנו צריכים לאפיין גרף עם יותר משתי סדרות בשני ממדים, נתחיל בפתרון המקרה הפשוט של שתי סדרות בממד אחד: נבדוק מה הציר שאנחנו מודדים ומהן הסדרות. לאחר שנבין היטב את הנתונים, נוכל להוסיף עוד סדרות וצירים.

4/ לחשוב עם צירים

לפעמים כשאנחנו מציעים כמה אלטרנטיבות לבעיה אחת, אנחנו צריכים להסביר את היתרונות והחסרונות של כל פתרון. דרך שאני אוהב לחשוב עליה היא למקם את הפתרונות על צירים מסוימים. למשל, אפשר למקם אותם על הציר הקלאסי של גמישות מול שימושיות (ככל שממשק יותר גמיש, הוא פחות שמיש, כך אומרים), או על הציר של חבוי מול גלוי מבחינת נראות. כך נוכל להסביר בקלות את הציר שדרכו אנחנו שופטים את הפתרונות.

יתרה מזאת, זו שיטה מעולה לחשוב על פתרונות חדשים. למשל, אם יש לי פתרון שנמצא בנקודה מסוימת על הציר של חבוי-גלוי, אני יכול לשאול את עצמי איך להפוך אותו ליותר גלוי ומה יהיו הוויתורים שאצטרך לעשות לשם כך. אלה קווי המחשבה שיעזרו לי לנמק את ההחלטות העיצוביות שלי.

לסיום, כמה כללי אצבע שאני ממליץ לאמץ

1/ לא להמציא אתגרים איפה שאין

לפעמים מרואיינים נתקלים בקושי בפתרון בעיה ספציפית ולכן מנסים להמציא לעצמם בעיה חדשה לפתור, אותה הם יפתרו בצורה יפה מאוד. אך מראיינים מנוסים מזהים זאת מהר מאוד. חשוב לפתור את מה שהתבקש מכם ולא משהו אחר. לפעמים ישאלו אתכם שאלות הרחבה כמו "מה עוד הייתם עושים?", אבל עד אז, התמקדו בבעיה שעליכם לפתור. אם אינכם בטוחים, תמיד אפשר לשאול "מה בדיוק הבעיה שאני צריך לפתור?".

2/ התשובה הכי טובה ל"יש לך שאלות אלי?"

ברוב המקרים המטלה תסתיים בשאלה ״יש לך שאלות אלי?״ ואני רוצה להמליץ על מה שהיא לדעתי התשובה הטובה ביותר:

"בהנחה ואני מתחיל לעבוד פה מחר, אלו פרויקטים יתאימו לי לדעתך?״ 

"יש בוודאות כמה פרוייקטים שיכניסו אותי לעבודה במהירות וביעילות. הייתי מעוניין להתמקד בפרוייקטים שמתאימים ליכולות ולתחושת המקצוענות שלי ושגם יתרגשו לעבוד איתי." 

למה אני אוהב את זה? ראשית וראשונה, זה נותן מידע על התפקיד והעבודה בפועל שאני מתכנן לעשות. כמו כן, זה מראה למראיין שאני מתייחס לראיון ברצינות ועם התחשבות בצרכי גם שלי כמועמד. בנוסף, זה מאפשר למראיין לדמיין אותכםן כחלק מהצוות ולהבין איך היכולות שלכםן יתאימו לתפקיד ולצוות. 

3/ לפתוח לעומת לסגור

תהליך ה- Double diamond מלמד אותנו שכאשר אנחנו נתקלים בבעיה (עיצובית) נתחיל בשאילת שאלות הנוגעות לבעיה, נתמקד בשאלה שאנו מוצאים כמרכזית, לה נמציא פתרונות ולבסוף נתמקד בפתרון המבטיח ביותר. 

תהליך ה- Double diamond מתחלק ל- 4 שלבים כשכל אחד מהם ״פותח״ (מחפש עוד אפשרויות) או ״סוגר״ (מצמצם את האפשרויות) כשהמבנה הוא פתיחה > סגירה > פתיחה > סגירה. בעיניי זה מבנה מצוין לריאיון מהסוג הזה כשהמוקד הוא להבין באיזה שלב אתםן נמצאים. יש לכם בסה״כ 40 דקות לראיון, לא הייתי מנסה ״לפתוח״ דברים בדקה ה-35. הייתי מנסה לשמור על המודל הזה כדי לסיים את הראיון עם תוצר שאפשר להתייחס אליו, ואגב אורחא להראות שאתם מאורגנים ומבינים היכן אתם בתהליך העבודה.

4/ ללמוד את מרחב הבעיה לפני הראיון

בטרם אתםן מגיעים לראיון בחברה X, אני מציע להכיר את חברה X לעומק. מה הם עושים? מי המתחרים שלהם? באיזה שלב הם נמצאים? מה ייחודי בפתרון שלהם (לפחות לפי האתר)? 

גדול עליכםן? דברו עם ChatGPT וספרו לו שאתם מתראיינים לתפקיד מעצב מוצר בחברה X, שעושה Y ואתם צריכים 6-7 מודלים שאתם צריכים ללמוד כדי להבין מה עושים בחברה הזאת. זה יכול להיות הרשאות, לוגים, API, תעבורת רשת - כל דבר שיתן לכם בסיס טוב לשיחה עם המראיין וקצה חוט לפתרון תרגילים פוטנציאלים. לפעמים זה מצליח ולפעמים ״רק״ לומדים משהו חדש על הדרך. 

5/ מה באמת משנה

תזכרו שבסוף לא בוחנים אם הצלחתם לפתור את הבעיה, אלא איך אתם עובדים. אתם לוקחים את הזמן? אתם יודעים לקבל פידבק? אתם יודעים לפעול לפי הפידבק הזה בצורה מדויקת? אתם גמישים או שאתםן מתנגדים להצעות חדשות? בסופו של דבר השאלה המרכזית היא האם אתם מתאימים לצוות שמבחינת המנהל/ת מייצר ערך מקסימלי, גם ברמת הידע וגם ברמה התרבותית. 

שיהיה המון בהצלחה ונתראה בשמחות 🙏